Der Bund hat kürzlich angekündigt, die Abhängigkeit der Bundesverwaltung von Microsoft-Produkten zu reduzieren. Wer die letzten Jahre verfolgt hat, wie träge dieser Diskurs in der Schweiz war, weiss: Das ist bemerkenswert. In Deutschland hat Schleswig-Holstein denselben Schritt schon früher gewagt, Dänemark zieht nach. Und jetzt endlich auch Bern.
Für uns beim ZfV ist die Frage nicht neu. Wir sind die erste Agentur, die dem Netzwerk für digitale Souveränität der Berner Fachhochschule unter der Leitung von Matthias Stürmer beigetreten ist. Das war eine bewusste Entscheidung. Aber was bedeutet das in der Praxis, wenn die Geschäftsstelle morgens anfängt zu arbeiten?
Das Bild, das ich aus der Vorstandsarbeit kenne
Viele NPOs, mit denen wir arbeiten, pflegen ein interessantes Muster. Nach aussen vertreten sie klare Haltungen: Unabhängigkeit, Transparenz, gesellschaftliche Verantwortung. In Leistungsberichten und Jahresberichten tauchen diese Werte verlässlich auf.
Wenn es dann intern um Software geht, dreht sich die Diskussion schnell um Anderes: Wer kennt sich damit aus? Wie gross ist der Aufwand? Was macht die Buchhaltung, wenn sich etwas ändert? Das sind legitime Fragen – aber sie zeigen auch, dass viele Organisationen das Thema nicht strategisch behandeln, sondern operativ. Software ist „IT", und IT ist Aufwand, der möglichst wenig auffallen soll.
Das Ergebnis ist, dass in der Mehrzahl der Schweizer Verbände Microsoft 365 läuft – nicht weil man das aktiv entschieden hätte, sondern weil es der sogenannte Standard" ist, weil die Agentur damit umgehen kann, weil die Mitarbeitenden es kennen. Das ist kein Vorwurf, das ist vorerst mal eine Beobachtung.
Warum das eine Führungsfrage ist – und keine IT-Frage
Wer einen Verband oder eine NPO führt, trifft täglich Entscheidungen über Ressourcen. Wo fliesst die Zeit hin? Wo fliesst Geld hin? Was kommt dem Verbandszweck zugute, und was ist Overhead?
Die Digitalisierung der Geschäftsstelle ist – wenn man sie richtig anlegt – eine direkte Antwort auf diese Frage. Gut gestaltete Prozesse bedeuten: Die Geschäftsstelle verbringt weniger Zeit mit Verwaltung und mehr Zeit mit inhaltlicher Arbeit, mit Mitgliedergewinnung, mit der Verbesserung von Angeboten und Rahmenbedingungen für die Mitglieder. Der Vorstand bekommt Kennzahlen, die er versteht, statt Tabellen, die er sich selbst zusammensuchen muss. Das Onboarding eines neuen Vorstandsmitglieds läuft strukturiert ab, nicht ad hoc oder gar nicht.
Diese Perspektive fehlt häufig, wenn über Software gesprochen wird. Man redet über Lizenzen, über Benutzeroberflächen, über Kompatibilität – aber selten über die Frage: Welche unserer Prozesse fressen Zeit, und wie können wir das ändern?
Unser eigener Weg – mit Umwegen
Beim ZfV haben wir uns für Odoo entschieden. Das ist eine Open-Source-Software, die wir für die Steuerung unserer eigenen Geschäftstätigkeit und für die Mandate unserer Kunden einsetzen. Odoo bildet Mitgliederverwaltung, Rechnungswesen, Projektarbeit, Veranstaltungen und Kommunikation in einer einzigen Umgebung ab – ohne dass Daten zwischen vier verschiedenen Systemen hin- und herkopiert werden müssen.
Das war nicht von Anfang an so. Es gab eine Phase, in der das System mehr Fragen aufwarf als es löste, und in der wir berechtigte Kritik erhalten haben. Das war unangenehm, aber nützlich. Es hat uns – und unsere IT-Partner, zu denen wir einen direkten Draht haben und nicht einfach ein Ticket einreichen – gezwungen, die Prozesse wirklich zu durchdenken und das System weiterzuentwickeln.
Heute versenden wir Mitgliederrechnungen, bei denen einzelne Personen bis zu vier verschiedene Produkte oder Beitragskategorien haben, weitgehend automatisiert. Klingt nach einer kleinen Sache – ist es aber nicht, wenn man weiss, wie viele Stunden in anderen Systemen (und in Excel-Tabellen daneben) genau dafür draufgehen.
Dass wir heute an diesem Punkt sind, hat viel mit dem Weg im 2025 zu tun und entsprechenden Investments auch in Mitarbeitende, die die Prozesse grosser ERP-Systeme aus der Unternehmenswelt kennen, gleichzeitig seit Jahren in der Open-Source-Community aktiv sind – im Umfeld von Wikimedia, der Digitalen Gesellschaft und ähnlichen Organisationen. Die Verbindung von technischem Tiefgang, Prozessverständnis und einem grundsätzlich anderen Blick auf Software – nämlich als etwas, das der Gemeinschaft gehört und nicht einem Konzern – macht in unserer Praxis einen grossen Unterschied.
Das offene Dilemma bei Office und Kollaborationstools
Weniger eindeutig ist unsere Antwort beim zweiten grossen Bereich: den alltäglichen Arbeitswerkzeugen. E-Mail, Dokumente, Tabellen, gemeinsames Bearbeiten von Texten, Videokonferenzen.
Hier nutzen wir Google Workspace. Und ich bin, wenn ich ehrlich bin, selbst jemand, der tief darin eingebunden ist und den Wechsel bisher nicht ernsthaft vorangetrieben hat. Die KI-Unterstützung, die Workspace heute bietet, ist in der Praxis tatsächlich hilfreich. Dokumente lassen sich schnell zusammenfassen, E-Mails formulieren, Präsentationen strukturieren, Grafiken erstellen und einbinden. Das spart Zeit, und Zeit ist in einer NPO-Geschäftsstelle ein knappes Gut.
Gleichzeitig sehe ich, was das bedeutet: Dokumente liegen auf Servern von Google. Die Konditionen werden von Google festgelegt. Wenn morgen Preise steigen oder Bedingungen ändern, haben wir wenig Handhabe. Das ist genau die Abhängigkeit, über die der Bund jetzt nachdenkt.
Alternativen gibt es. Nextcloud für Dateien und Kollaboration, LibreOffice für Dokumente, verschiedene europäische Anbieter für E-Mail und Kalender. Infomaniak aus Genf bietet als Schweizer Unternehmen eine vollständige Workspace-Alternative, die keinen Umweg über US-Server macht. Das ist zwar kein Open-Source-System im engeren Sinne, aber ein erheblich souveränerer Ansatz als Google oder Microsoft.
Was mich zögern lässt, ist nicht die Überzeugung, sondern der Alltag. Ich beobachte, dass viele Mitarbeitende in unseren Mandaten ohnehin primär mit E-Mail und Dateianhängen arbeiten. Teams oder Slack sind für viele schon die äusserste Grenze des Möglichen. Wer hier eine neue Oberfläche einführt, schafft zunächst Reibung – und Reibung kostet Zeit und Energie, die dann wieder fehlt.
Das ist kein Argument gegen Veränderung. Aber wir erleben im Alltag wie wenig Wissen vorhanden ist und wie detailliert Veränderung begleitet werden müssen und stellen uns durchaus die Frage: Ist dies die wichtigste Baustelle für die Organisation?
Was das für die Verbandswelt bedeutet
Die Diskussion über digitale Souveränität wird lauter werden. Der Schritt des Bundes ist ein Signal. Dänemark und Schleswig-Holstein zeigen, dass es für Verwaltungen funktioniert. Auch LibreOffice, das in Berlin unter der gemeinnützigen Document Foundation entwickelt wird, ist kein Nischenprodukt mehr. Mit Initiativen wie Euro-Office entsteht zudem aktuell eine europäische Antwort, die gezielt auf Unabhängigkeit von US-Cloud-Anbietern setzt. Es geht nicht mehr nur um alternative Programme, sondern um den Aufbau eines digitalen Ökosystems, das europäische Datenschutzstandards und strategische Freiheit im Kern verankert.
Für Verbände und NPOs stellt sich die Frage nicht in erster Linie als technische, sondern als strategische: Welche Werte vertrete ich nach aussen, und welche Entscheidungen treffe ich nach innen? Und: Bin ich bereit, für mehr Unabhängigkeit auch einen Veränderungsprozess in Kauf zu nehmen – inklusive der Widerstände, die das auslöst?
Unsere Haltung als ZfV
Das ZfV ist keine IT-Agentur sondern wir begleiten Verbände dabei, exzellent geführt zu werden – und dazu gehören auch die Werkzeuge, mit denen sie arbeiten. Wir haben eine klare Präferenz für Ansätze, die Abhängigkeiten reduzieren und Ressourcen für den Verbandszweck freihalten. Beim ERP haben wir das umgesetzt und sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis, auch wenn wir auch dieses stets weiterentwickeln. Bei den Kollaborationswerkzeugen sind wir noch nicht dort, wo wir hinwollen. Aber es stellen sich für uns Fragen, mit welcher Priorität wir hier in diese Richtung arbeiten sollen
Mich interessiert Ihre Einschätzung: Spielt dieses Thema bei Ihnen im Vorstand eine Rolle? Ist die digitale Unabhängigkeit Ihrer Organisation ein Kriterium, wenn Sie ein Mandat vergeben, oder steht am Ende doch die Funktionalität im Vordergrund?
Ich habe dazu eine Umfrage auf LinkedIn gestartet und freue mich auf eine differenzierte Diskussion.
