Zwei Plattformen unterstützen dich und deine Organisation sowie das Zentrum für Verbandsführung (ZfV) beim Arbeiten: 

  • OpenBiz: Verbandsmanagementsoftware
  • Google Workspace: Dokumentenmanagement und Office Tools (Docs, Tabellen, Präsentationen)

OpenBiz wird von unserem Partner Clixmedia betrieben. Die Grundelemente kommen von Odoo, welche auf die Schweizer Situation (Finanzen, Datenschutzgesetze) weiterentwickelt wurden.  Weiterentwicklungen werden wieder der Community zur Verfügung gestellt, ausser der Auftraggeber will dies nicht.

Das ZfV unterstützt wiederum die Weiterentwicklung von OpenBiz, damit es die Bedürfnisse von NPOs noch besser abbildet.

Der Zugriff auf die Plattformen erfolgt über einen Internet-Browser. Für die technisch einwandfreie Benutzung empfiehlt das ZfV den Chrome-Browser von Google zu verwenden.

Die nachfolgend verwendete Bezeichnung “Organisation”, sind der Verein, der Verband sowie andere Organisationsformen gemeint.

Für den erstmaligen Zugriff auf die oben erwähnten Plattformen gehe wie folgt vor:

  1. Google Workspace

​ ​A: Konto erstellen resp. verknüpfen

Damit du Zugriff auf Google Workspace hast, musst du einmalig deine Organisations-E-Mail-Adresse mit einem Google-Konto verknüpfen. Diese Anleitung leitet dich hierzu Schritt für Schritt an.

Das Einrichten eines separaten Chrome-Profils für deine Organisationstätigkeit wird empfohlen. Dadurch kannst du auf deinem Gerät die Organisationstätigkeit von weiteren Tätigkeiten sauber trennen.

​ ​B: Google Drive einrichten

Google Drive ist der zentrale Ablageort für sämtliche Daten, die nicht direkt in OpenBiz generiert werden. Die betreffenden Ordner werden dir freigeschaltet und du erhältst dazu eine E-Mail mit dem Betreff: “Ein Ordner wurde für Sie freigegeben: Ordnername”.

Du findest den/die Ordner unter drive.google.com in “Für mich freigegeben”:


Dein Google Drive kannst du organisieren, in dem du den Ordner beispielsweise als Verknüpfung in deiner “Meine Ablage” hinzufügst (drag&drop) oder du ihn markierst:



OpenBiz

​ ​A: Anmeldung

Für die Anmeldung bei OpenBiz erhältst du eine E-Mail von der Admin-E-mail deiner Organisation (z.B. admin@organisation.ch). Klicke in dieser E-Mail auf “Einladung annehmen” und setze ein sicheres Passwort. 


​ ​B: Portalzugriff

In der Einladungs-E-Mail von OpenBiz ist zudem die Portaladresse der Plattform erwähnt. Wenn du die Portaladresse anwählst, gelangst du auf die Webseite deiner Organisation:

  • Um auf die Verbandsmanagementsoftware OpenBiz zuzugreifen, klickst du in der oberen linken Ecke auf das Dreieck und wählst die App in der Drop-Down-Liste aus. Dadurch gelangst du auf die Plattform und in die von dir ausgewählte App.


  • Von dort aus kannst du in der linken Spalte zwischen den einzelnen Apps navigieren. 
  • Für den raschen Zugriff auf die Plattform empfehlen wir das Setzen eines Lesezeichens im Chrome-Browser.

​ ​C: Navigation und Benutzeroberfläche

In OpenBiz navigierst du am einfachsten über die Menüleiste auf der linken Seite, wo du direkten Zugriff auf für dich freigeschaltete Apps wie Dialog, Kontakte, CRM, Webseite etc. hast. Du kannst in einer App über die Suchfunktion gezielt nach Personen, Organisationen oder Vorgängen suchen. 


​ ​D: Favoriten

Damit du einfach zwischen den einzelnen Apps in OpenBiz navigieren kannst, richte einmalig Favoriten ein:

  • Klicke oben links auf das Icon mit den neun Quadraten (links neben “Dialog”).
  • Klicke oben rechts auf den Stern.
  • Klicke bei den Apps, die du als Favoriten in der Navigationsspalte sehen willst, auf den Stern. Zum Starten benötigst du folgende Apps (bei dir sind nur Apps freigeschaltet, welche du momentan zum Arbeiten brauchst):
    • Dialog
    • Kalender
    • CRM
    • Kontakte
    • Google Drive
    • Webseite
  • Mit dem Pfeil oben links gelangst du zurück zu den Apps. Nun kannst du in der linken Spalte einfach zwischen den Apps hin und her navigieren. 


OpenBiz – Die All-in-One-Plattform für eine effiziente Verbandsführung

OpenBiz besteht aus zahlreichen miteinander verknüpften Apps, die das Arbeiten in deiner Organisation erheblich vereinfachen. Je nach Organisation werden diese Apps gezielt nach den individuellen Bedürfnissen aufgeschaltet und entsprechend dem Onboarding-Stand aktiviert.

Funktionalität und Technik, die begeistern!

OpenBiz überzeugt mit modernster Technik und einer riesigen Auswahl an Funktionen. Als Verbandsführung hast du den Auftrag, deinen Mitgliedern den bestmöglichen Service zu bieten – OpenBiz stellt dir die passende Plattform dafür zur Verfügung.

Zu den wichtigsten Apps gehören:

  • Mitgliederverwaltung: Abrechnung, Mitgliederportal, Mitgliederverzeichnis, Gamification
  • Veranstaltungsmanagement: Event-Webseite, Event-Marketing, Ticketverkauf, Gamification, Community, Sponsoring, Referentenboard
  • Abrechnung & Buchhaltung: Schweizer Buchhaltung, automatisierte Mitgliederrechnungen
  • Reservierungssystem: Meetings, Räume, Equipment
  • Kommunikation: vollständige Kommunikation aus allen Apps, Verlaufsaufzeichnung
  • Spendenmanagement: einfache Verwaltung, Rechnungen, E-Payment auf allen Webseiten
  • E-Mail-Marketing: effiziente Massen-E-Mail-Kommunikation
  • E-Commerce & Shop: professioneller Online-Shop, nahtlos verbunden mit Events, eLearning, Mitgliederanmeldungen etc.
  • DMS – Dokumentenmanagement: für Administration und Mitglieder
  • Google Drive Synchronisation: für kollaboratives Arbeiten

Mit OpenBiz arbeitest du effizienter, transparenter und vernetzt – genau das, was moderne Verbandsführungen heute brauchen!

Mit dem Dialog App kannst du E-Mails an Mitglieder, Arbeitsgruppen oder spezifische Zielgruppen senden. 

  • Direkt-Kommunikation über Dialog:
  • Versand einzelner E-Mails oder kleiner Verteilerlisten direkt aus OpenBiz.
  • Hinweise:
  • Der Versand erfolgt immer über eine generische E-Mail-Adresse der Organisation. Diese kann nicht verändert werden und ist im System hinterlegt.
  • Antworten auf diese E-Mails werden im CRM App abgerufen 

⚒️ Zur Anleitung Nachrichten Senden in der Dialog App

Die KalenderApp in OpenBiz ermöglicht die Verwaltung und Koordination von Sitzungen, Veranstaltungen und anderen Terminen.

  • Empfohlene Nutzung:
  • Terminplanung für Vorstandssitzungen, Gremien-Treffen oder Veranstaltungen.
  • Einladung von Mitgliedern direkt über OpenBiz.

⚒️ Zur Anleitung der Kalender App

Die Kontakte-App ist die zentrale Datenbank für alle Mitglieder, Gremien und relevante Kontakte der Organisation.

Aktuell dient dieses um Kontakte zu selektieren und ihnen gemäss Anleitung

OpenBiz Nachrichten zu senden.

  • Hinweise:
  • Damit E-Mails an die richtigen Empfänger:innen gesendet werden, ist eine korrekte und aktuelle Zuordnung der Kontakte erforderlich.
  • Falls Mitglieder ihre E-Mail-Adresse ändern oder austreten, muss dies hier aktualisiert werden (sofern Mitglieder ihre Daten nicht selber mutieren).

Wie du mit dem Kontakte App arbeiten kannst, findest du hier: 

⚒️ Eine Anleitung wie du Mitgliederdaten findest und gruppieren kannst

Under Construction - bitte arbeite bis dahin mit Google Drive im Google Workspace

Die Webseite in OpenBiz ist zentrale Anlaufstellen für Informationen und Dokumente und kann einfach bearbeitet werden.

A. Bearbeitung der Webseite

  • Falls du für die Pflege der Webseite zuständig bist, kannst du Inhalte direkt über die Webseiten App in OpenBiz aktualisieren.
  • Erlaubte Änderungen:
  • News und Organisationsinformationen
  • Anpassungen von Textinahlten in statischen Seiten (je nach Berechtigung)
  • Veranstaltungen und Terminankündigungen
  • Übersetzungen in FR und EN
  • Einschränkungen:
  • Gremien oder Mitglieder können keine Dokumente direkt über die Webseite hochladen oder freigeben.

⚒️ Eine Anleitung wie du Text-Inhalte auf der Webseite anpassen und Übersetzungen vornehmen kannst.

B. Dokumente für Gremien / Mitglieder bereitstellen

Ablage über das OpenBiz-Datenmanagementsystem

  • Falls ein Dokument für alle Mitglieder dauerhaft verfügbar sein soll, muss es in das OpenBiz-Datenmanagementsystem hochgeladen werden. Bitte kontaktiere dazu die Geschäftsstelle deiner Organisation.
  • Dort erscheinen die Dateien unter "Dokumente" im Mitgliederportal und sind für Mitglieder zugänglich.
  • Wichtig:
  • Google Drive dient nur für interne Arbeitsdokumente.

Dokumente für Mitglieder müssen über OpenBiz hochgeladen werden, damit sie im Portal erscheinen.

OpenBiz umfasst weitere Apps, die im Verlauf vom Frühling 2025 eingerichtet und implementiert werden. Die dazugehörenden  Anleitungen und allfällige Schulungen folgen. 

Beginnen Sie beim Kunden – finden Sie heraus, was er möchte und bieten Sie dies an.

Google Workspace besteht aus verschiedenen Applikationen. Diese funktionieren über Single-Sign-On. Dies bedeutet, dass du dich einmal mit deinen Login-Daten im Chrome-Browser anmelden kannst und anschliessend das Login bei allen Applikationen automatisch erfolgt.

Nachfolgend werden die für die Organisationsarbeit wichtigsten Google Applikationen vorgestellt.

Google Drive ist der zentrale Ablageort für sämtliche Daten, die nicht direkt in OpenBiz generiert werden. Diese Dokumente können direkt aus der Datei geteilt oder bspw. in einer Nachricht verlinkt werden. Damit keine unnötigen Kopien und Dubletten entstehen, dürfen Dateien aus Google Drive nicht als Anhänge per E-Mail versendet werden.

Die eingefärbte Ordnerstruktur wird fix vom ZfV vorgegeben und darf nicht verändert werden. Auch die Ordnerbezeichnungen dürfen nicht verändert werden. Dies ist eine Grobstruktur, welche sich bis anhin bewährt hat.

Neue Dateien können einfach einfach mit dem "+" oben links oder gemäss dieser Anleitung erstellt werden. Wenn du die neue Datei direkt im gewünschten Ordner erstellst, wird sie auch dort abgespeichert. Oder du verschiebst die Datei nach dem Erstellen in den passenden Ordner.

Mache immer zuerst eine Kopie, falls du eine Vorlage aus dem Ordner Shared Templates einsetzt, damit du nicht die Vorlage veränderst.

Für Google Docs, Tabellen und Präsentationen findest du im nachfolgenden Ordner Vorlagen:

10 Shared Ressources > Shared Templates

Erstelle bitte stets zuerst eine Kopie der Vorlage, bevor du sie bearbeitest. Die Kopie ist im zum Inhalt passenden Ordner abzulegen.

Die Apps von Google lassen sich ähnlich wie ihre Pendants von Microsoft Office bedienen. Mit ihnen lässt sich besonders effizient kommunizieren und produktiv zusammenarbeiten – von überall aus und auf jedem Gerät.

Hilfreiche Funktionen sind:

In den dir freigegebenen Ordnern hast du unbeschränkte Löschrechte. Verwende diese Funktion deshalb bitte mit Vorsicht. Gelöschte Dateien sind im Papierkorb aufzufinden und können (innerhalb von 25 Tagen) durch den Administrator wiederhergestellt werden.


Achtung: Elemente, die in den Papierkorb gelegt werden, werden nach 30 Tagen automatisch definitiv gelöscht. (Löschgarantie).

Hast du Fragen oder benötigst du Unterstützung? Wende dich bitte an folgende Stellen.

  1. OpenBiz

Findest du die Antwort in einer der Anleitungen?


Findest du die Antwort, wenn du ChatGPT zu dem entsprechenden Odoo-App befragst?


Nein? Oder dringend? Dann kontaktiere das Team des ZfV - Zentrum für Verbandsführung, info@verbandsfuehrung.com oder Tel. +41 (0)79 612 50 78


  1. Google

Google stellt ein umfassendes Support Portal zur Verfügung. Dieses umfasst Anleitungen zu jeglichen Fragestellungen.


Solltest du dennoch keine Hilfestellung für dein Problem finden, dann wende dich an das ZfV - Zentrum für Verbandsführung, info@verbandsfuehrung.com oder Tel. +41 (0)79 612 50 78

Hast du dein Passwort vergessen? Gehe bitte wie unten beschrieben vor.

  1. OpenBiz

  • Klicke auf der Webseite oben rechts auf Anmelden
  • Klicke auf Passwort zurücksetzen
  • Folge den weiteren Anweisungen.

b. Google

Dein Passwort kannst du mit dieser Anleitung zurückzusetzen.

Beginnen Sie beim Kunden – finden Sie heraus, was er möchte und bieten Sie dies an.

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