In unserer täglichen Arbeit mit Verbandsvorständen beobachten wir oft einen ganz spezifischen Druck. Meistens beginnt es dann, wenn ein grosses, geschäftskritisches Projekt auf der Agenda landet. Das kann die längst überfällige Migration auf ein modernes CRM-System sein, eine komplexe Umstrukturierung von Regionalverbänden oder die Organisation eines grossen Jubiläumskongresses.
Das sind Meilensteine, die die Zukunft einer Organisation prägen können. Allerdings erleben wir häufig, dass das interne Team bereits zu 100 % damit ausgelastet ist, das Tagesgeschäft und den Mitgliederservice zu bewältigen.
Vorstände stehen dann vor einem schwierigen Dilemma: Wie lässt sich wichtige Innovation vorantreiben, ohne die Menschen zu überlasten, die den Verband im Alltag am Laufen halten?
Die versteckten Kosten einer Überlastung des Teams
Wenn ein riesiges Projekt ansteht, sehen wir oft, dass Organisationen versuchen, die zusätzliche Arbeitslast intern aufzufangen. Der Gedanke dahinter ist verständlich: Das eigene Team kennt den Verband am besten, also sollte es auch das Projekt übernehmen.
Unserer Erfahrung nach birgt dieser Ansatz jedoch Risiken, die oft unterschätzt werden:
- Das Risiko von Überlastung: Mitarbeitende in Verbänden sind oft sehr sinnorientiert und versuchen, 110 % zu geben. Wenn aber ein grosses Projekt zu den täglichen Aufgaben dazukommt, steigt der Stresspegel und die Motivation kann schnell in Frust umschlagen.
- Vernachlässigung des Tagesgeschäfts: Wenn das Kernteam in zahlreichen Projektmeetings feststeckt, kann die tägliche Mitgliederbetreuung oder die Veranstaltungsplanung darunter leiden.
- Fehlendes Spezialwissen: Das Management einer grossen digitalen Transformation oder einer strukturellen Veränderung erfordert ganz bestimmte Projektwerkzeuge und Methoden.
Atempause für strategische Entscheidungen schaffen
Hier kann sich unserer Erfahrung nach eine Interim-Lösung lohnen, da sie sofortige Entlastung bringt. Mit einer temporären Fachkraft gewinnt der Vorstand schnell den nötigen Freiraum, um sich aus den überwältigenden Aufgaben des operativen Alltags zurückzuziehen. Das erlaubt es der Führung, den Kopf wieder freizubekommen, das grosse Ganze zu sehen und sich die Zeit zu nehmen, die für fundierte, langfristige Entscheidungen über die Zukunft der NPO nötig ist.
Gleichzeitig ermöglicht dieser Ansatz der Organisation, ganz gezielte Herausforderungen anzugehen. Da eine Ad-interim-Führungskraft mit speziellem Fachwissen geholt wird, kann sie eine Initiative fokussiert vorantreiben. Wir haben gesehen, dass dieser zielgerichtete Ansatz in drei Kernbereichen besonders gut funktioniert:
- Digitalisierung und IT-Erneuerungen: In unserer Arbeit beobachten wir häufig die Tendenz in Verbänden, veraltete IT-Strukturen zu lange beizubehalten. Das erschwert oft die täglichen Aufgaben und verteilt Daten auf fragmentierte Tools. Ein temporärer Projektmanager kann diesen Kreislauf systematisch durchbrechen und den Verband in eine effizientere digitale Umgebung führen.
- Strukturelle Neuordnung: Die Aktualisierung veralteter Satzungen oder die Anpassung von Regionalstrukturen erfordert ein tiefes Verständnis von Organisationsdesign. Wir stellen oft fest, dass interne Reibungen entstehen, wenn operative Grenzen im Laufe der Zeit verschwimmen. Eine Interim-Fachkraft, die darin erfahren ist, klare Rollen, Strukturen und Prozesse zu definieren, kann Arbeitsabläufe systematisch strukturieren und einen transparenten Rahmen schaffen, in dem die Zuständigkeiten für alle klar sind.
- Krisen- und Turnaround-Management: Wenn eine unerwartete finanzielle Herausforderung oder eine PR-Krise auftritt, braucht ein Verband einen krisenerprobten Profi, der ohne Einarbeitungszeit sofort einspringen und die Situation stabilisieren kann.
Das Fundament schützen und gleichzeitig die Zukunft gestalten
Nach unserer Erfahrung ist eine temporäre Projektunterstützung ein sehr praktischer Weg, um grosse Übergangsphasen zu bewältigen. Sie gibt dem Vorstand die entscheidende Atempause, um sich aus dem täglichen Feuerwehr-Modus zurückzuziehen und sich auf die langfristige Ausrichtung des Verbandes zu konzentrieren.
Letztendlich sehen wir darin eine Möglichkeit, die Energie des Teams zu schützen und die Organisation trotzdem voranzubringen. Es stellt sicher, dass grosse Projekte die nötige ungeteilte Aufmerksamkeit erhalten, während sich die Stammbelegschaft voll und ganz auf das konzentrieren kann, was sie am besten kann: das Tagesgeschäft zu führen und die Mitglieder zu unterstützen.