Anleitung OpenBiz Nachrichten senden

Es gibt in jeder App und in jedem Fenster die Möglichkeit, Nachrichten zu versenden. Je nach Fenstergrösse befindet sich diese Möglichkeit eher unter der Hauptmaske oder auf der rechten Seite.

Diese Nachrichten werden automatisch der Aufgabe oder App zugeordnet, von der die Nachricht gesendet wird. Dh. Antworten werden jeweils wieder der initialen Nachricht zugeordnet. Es ist empfehlenswert zu überprüfen, ob die richtige Zielgruppe erfasst ist (Follower).

E-Mail an eine Gruppe senden

Beispiel 1: Ich möchte eine E-mail an alle Mitglieder der AFG Akutpflege senden.

• Im Favoriten-Filter “Haupt AFG” anwählen
• Akutpflege aufklappen
• links von Mitglieder ID ein “Häckli” in den Kasten setzen, alle Mitglieder in der AFG Akutpflege sind nun angewählt

• es erscheint das Drucken- und Aktion-Icon
• Beim Aktion-Icon “E-mail versenden” anwählen



• es erscheint das Textfeld: Betreff und Inhalt abfüllen, evtl. Anhang anfügen. (verlinken mit E-mail mit Dokument)
• 

• im Register Einstellungen “E-Mail und Antworten im Chatter jedes Eintrags speichern” wählen
• Button “Senden” anwählen.

Die Kommunikation wird unten am jeweiligen Kontakt ersichtlich

Die Kommunikation wird unten oder rechts, je nach Bildschirmgrösse, am jeweiligen Kontakt ersichtlich.

Beispiel 2: Ich möchte eine E-mail nur an Personen aus der AFG Akutpflege senden, welche z.B. die Mitgliederkategorie EAP haben. 

• Favoriten-Filter benutzen und entsprechenden Filter wählen oder erstellen
• gewünschte Kategorie aufklappen z.B. “Akutpflege”
• manuell Häckchen setzen, bei den Mitglieder, welchen ich eine Nachricht senden möchte
• Klicke auf den “Aktion” Button
• E-Mail versenden anklicken

E-Mail an ein Projektteam senden

Beispiel: Ich möchte ein Projektteam für das Symposium der AFG Akutpflege erstellen und eine  E-mail an das Projektteam senden.

1. Projektteam erstellen

1. 1. Bitte melde diejenigen Personen, welche im Projektteam des Symposiums sind, per E-mail an info@vfp-apsi.ch. 
   2. Falls externe Personen (z.B. verantwortliche Person Räumlichkeiten, ausserhalb einer AFG) in die Projektteam-Kommunikation einbezogen werden, melde der Geschäftsstelle bitte E-mail, Vorname, Name, optional Telefonnummer
   3. Die Geschäftsstelle setzt bei diesen Kontakten das Stichwort (z.B. “Projektteam Symposium Akut”) und melden euch dieses zurück, da ihr diese Berechtigung nicht habt.

2. Favoriten-Filter nutzen

1. 1. falls für dein Projektteam noch kein Favoriten-Filter (Stern)gespeichert ist, speichere diesen zuerst ab (Die Anleitung dazu findest du im Dokument Anleitung OpenBiz Migliederverwaltung). So kannst du dein Projektteam schnell finden.
   2. Filtere nach deinem Projektteam

Fahre weiter wie bei a. E-Mail an eine Gruppe senden.

E-mail an einen einzelnen Kontakt senden

Wenn du einen einzelnen Kontakt anschreiben möchtest, gehst du wie folgt vor: 

1. Öffne in der App Kontakte den Kontakt, den du anschreiben möchtest (du kannst seinen Namen im Suchfeld suchen).
2. Klicke auf den Kontakt
3. Klicke auf den Button “Nachricht senden”. Unten oder rechts am Kontakt öffnet sich das E-mail-Fenster.
4. Klicke unten rechts auf den Doppelpfeil. Das Fenster wird übersichtlicher

5. Standardmässig wird bei Empfänger dieser Kontakt aufgeführt, aus dem du die Nachricht sendest. 

6. Wenn du weitere Empfänger hinzufügen möchtest:

7. Gib einen Empfänger ein. Entweder es ist eine Person, welche in den Kontakt angelegt ist, dann erscheint eine Auswahl.

8. Oder du tippst einfach die E-mail-Adresse der Person ein.

9. Klicke auf den Button “Senden”

Nach dem Versand siehst du die Nachricht unten im Kontakt angezeigt.

E-mail mit Dokument versenden

Wenn du eine E-mail mit einem Anhang versenden möchtest, füge unbedingt einen Link des Dokumentes hinzu (bitte unterlasse das Mitsenden von Dateianhängen im herkömmlichen Sinn, ausser es handle sich um ein PDF). Dies vereinfacht die Zusammenarbeit und verhindert verschiedene Dokument-Versionen. Bitte beachte dazu folgende Schritte: 

1. Verfahre wie in a., b. oder c. 

Füge den Link des Dokumentes direkt in die Nachricht. Dabei gehst du wie folgt vor:

1. Öffne dein Google Drive im Chrome-Browser (öffne einen neuen Tab)
2. Klicke auf die 9 Punkte oben rechts
3. Klicke auf Drive
4. Suche die Datei, die du brauchst
5. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf das Icon „Freigeben“ .
6. Klicken Sie unter „Allgemeiner Zugriff“ auf den Abwärtspfeil .
7. Wählen Sie Jeder, der über den Link verfügt aus.
8. Um die Rolle der Nutzer für Ihre Datei festzulegen, wählen Sie Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter aus.
9. Klicken Sie auf Link kopieren.
10. Tippen Sie auf Fertig.
11. Füge den Link in die E-mail ein.

Nachrichten senden in der Dialog App

Nachrichten-Anzeige

Wenn eine Nachricht eingegangen ist, wird dir dies in der Sprechblase mit einer Zahl angezeigt.

• Das kleine Sprechblasen-Symbol oben in der Menüleiste zeigt die neuesten Direktnachrichten und Erwähnungen.
• Wenn eine neue Nachricht eingeht, erscheint eine rote Zahl mit der Anzahl ungelesener Nachrichten.

So überprüfst du neue Nachrichten:

1. Klicke auf das Sprechblasen-Symbol oben rechts.
2. Du siehst eine Liste aller neuen Nachrichten.
3. Klicke auf eine Nachricht, um sie zu öffnen.

Posteingang, Kanäle und Direkte Nachrichten

1. Posteingang

In der Dialog App gibt es einen Posteingang. Darin werden dir alle Nachrichten (E-Mails, Erwähnungen etc.) angezeigt. Sie erscheinen fett, wenn sie noch nicht gelesen sind und werden neben “Posteingang” mit einer Zahl angezeigt.

Links von einer Nachricht erscheinen kleine Symbole. Hier sind die Funktionen kurz erklärt:

2. Kanäle

Kanäle sind Gruppenchats (z.B. für Teams oder Projekte), in denen mehrere Personen Nachrichten austauschen können. Sie können “öffentlich” sein, oder “privat” (nur eingeladene Mitglieder)

Wann verwenden?

•  Für Team-Kommunikation (z. B. Vertrieb, Buchhaltung).
•  Für projektbezogene Diskussionen (z. B. „Symposium“).
•  Um Infos an eine ganze Gruppe zu senden.

Kanal anlegen

Bitte wende dich an die Geschäftsstelle info@vfp-apsi.ch und wir legen für dich einen neuen Kanal an.

3. Direkte Nachrichten

In “Direkte Nachrichten” kannst du eine private Nachricht an eine einzelne Person senden.

Wann verwenden?

• Kurze, private Kommunikation mit Kolleg:innen.
• Falls eine Info nicht öffentlich in einem Kanal erscheinen soll.

Direkte Nachricht senden

• Klicke auf das + Symbol oben neben “Direkte Nachrichten”
• Suche nach der Person, welcher du eine direkte Nachricht senden möchtest.
• Sie erscheint in der Liste und ein Textfeld öffnet sich.
• Gib den Text ein
• Drücke die Enter-Taste um die Nachricht zu versenden