Die Mitgliederverwaltung erfolgt in OpenBiz in der App Kontakte. 

Mitglieder können ihre Kontaktdaten über das Mitgliedskonto ändern.

Im Kontakt ist mit verschiedenen Stichworten hinterlegt, zu welchen Gruppen und Untergruppen ein Kontakt gehört. Mit Hilfe von diesen  Stichworten können die Kontakte  selektioniert und für weitere Aktionen verwendet werden, bspw. einem Versand.

 Für die Stichworte sind nur Leserechte vorgesehen. Sollten Änderungen notwendig sein, , muss das Sekretariat kontaktiert werden.

Die Ansicht der Kontakte kannst du wechseln - oben rechts findest du 

  • die Kanban-Ansicht

Wann nutzen: Visuelle Organisation & Drag & Drop

Vorteile: Übersichtliche Spalten, Workflow-Optimierung


  • die Listen-Ansicht

Wann nutzen: Tabellarische Übersicht & Massenbearbeitung

Vorteile: Kompakte Darstellung, Spaltenfilter, Export


Suchfunktion

Um einen Kontakt zu suchen, benutze das Suchfeld (Suchen…).

  • Gib den Namen einer Person oder eines Unternehmens ein.
  • Du kannst auch nur einen Teil des Namens eingeben: z.B. Davos. Es erscheinen alle Kontakte, welche im Namen das Suchwort “Davos” enthalten.
  • Im Suchfeld wird jeweils abgebildet, welche Suche aktiv ist. Siehe Screenshots unten.
  • Mit Klick auf das x in der Suchleiste, kannst du die Suche wieder löschen.


Trichterfilter

Der Trichter-Filter hilft dir dabei, eine gezielte Auswahl von Kontakten oder Datensätzen zu treffen.

  • Klicke auf Benutzerdefinierte Filter hinzufügen und stelle dir deine Filter, welche du immer wieder brauchst, zusammen.
  • Bestätige mit Klick auf Anwenden. Dein Filter wird gespeichert.
  • Bei Bedarf kannst du weitere Bedingungen hinzufügen in dem du auf “+ Eine Bedingung hinzufügen” klickst..


Gruppenfilter

Der Gruppen-Filter ermöglicht es dir, Kontakte oder andere Datensätze nach bestimmten Kategorien zu gruppieren. Dadurch erhältst du eine strukturierte Übersicht, die besonders in der Listen- oder Pivot-Ansicht hilfreich ist. Es sind mehrere Gruppierungsebenen möglich.

  • Klicke auf das “Sandwich”-Symbol und wähle z.B. Type. Es erscheinen die AFGs.
  • Wähle dazu z.B. Land und wenn du die AFGs aufklappst, dann wird in einer nächsten Ebene zusätzlich nach Land gruppiert.
  • Klicke auf “Benutzerdefinierte Gruppe hinzufügen” und wähle aus dem Dropdown-Feld aus.
  • Klicke auf Anwenden


Favoriten-Filter (Stern)

Der Favoriten-Filter dient dazu, häufig genutzte Filter zu speichern und schnell wieder aufzurufen.


  • Klick auf den Stern, mögliche Filter erscheinen
  • z.b Mitgliedergruppe, zeigt die Kontakte nach Mitgliedergruppen an. 
  • Im Suchfeld, siehst du den benutzten Favoriten-Filter. Mit Klick auf x, kannst du den aktuellen Filter löschen.


Favoriten-Filter anlegen

Falls du einen Filter immer wieder brauchst, lohnt es sich, diesen als Favorit in die Favoriten-Filter zu speichern.

Beispiel: ich möchte wissen, wie viele Mitglieder welche Sprache sprechen.

  • Verfahre wie in Punkt b.1., b.2. oder b.3. , heisst erstelle eine Suche.
  • Sobald du die Suche erstellt hast, klicke auf den Stern
  • Wähle “Aktuelle Suche speichern
  • Gib der Suche einen Namen z.B. Sprache
  • klicke auf “Standardmässig verwenden”
  • klicke auf Speichern

Die gespeicherte Suche erscheint in der Auswahl, wenn du den Favoriten-Filter (Stern) aufrufst.