Deux plates-formes te soutiennent, toi et ton organisation, ainsi que le Centre pour la gestion des associations (ZfV) dans leur travail:  ;

  • OpenBiz : Logiciel de gestion des associations
  • Google Workspace : gestion de documents et outils bureautiques (Docs, feuilles de calcul, présentations)

OpenBiz est géré par notre partenaire Clixmedia sont exploités. Les éléments de base proviennent de Odooces derniers ont été développés en fonction de la situation suisse (finances, lois sur la protection des données). les développements ultérieurs sont à nouveau mis à la disposition de la communauté, sauf si le donneur d'ordre ne le souhaite pas.

Das ZfV unterstützt wiederum die Weiterentwicklung von OpenBiz, damit es die Bedürfnisse von NPOs noch besser abbildet.

L'accès aux plates-formes se fait via un navigateur Internet. Pour une utilisation techniquement irréprochable, le CNA recommande d'utiliser le navigateur Chrome de Google.

Le terme "organisation" utilisé ci-après, désigne l'association, la fédération ainsi que d'autres formes d'organisation.

Pour accéder pour la première fois aux plates-formes mentionnées ci-dessus, procède comme suit :

  1. Espace de travail Google

A : Konto erstellen resp. verknüpfen

Pour pouvoir accéder à Google Workspace, tu dois associer une seule fois ton adresse e-mail d'organisation à un compte Google. Cette Instructions te guide pas à pas.

Das Configurer un profil Chrome distinct pour ton activité d'organisation est recommandée. Cela te permet de séparer proprement l'activité d'organisation des autres activités sur ton appareil.

B : Google Drive einrichten

Google Drive est le lieu de stockage central pour toutes les données qui ne sont pas directement générées dans OpenBiz. Les dossiers en question seront débloqués et tu recevras un e-mail avec l'objet suivant : "Un dossier a été débloqué pour vous : Nom du dossier".

Tu trouveras le(s) dossier(s) sous drive.google.com dans "Libéré pour moi" :


Tu peux organiser ton Google Drive en ajoutant par exemple le dossier comme raccourci dans ton "Fichier" (drag&drop) ou en le marquant :



OpenBiz

A : Anmeldung

Pour t'inscrire à OpenBiz, tu reçois un e-mail de l'administrateur de ton organisation (p.ex. admin@organisation.ch). Dans cet e-mail, clique sur "Accepter l'invitation" et définis un mot de passe sûr.  ;


B : Portalzugriff

L'e-mail d'invitation d'OpenBiz mentionne en outre l'adresse du portail de la plate-forme. En sélectionnant l'adresse du portail, tu accèderas au site web de ton organisation :

  • Pour accéder au logiciel de gestion des associations OpenBiz, tu cliques sur le triangle dans le coin supérieur gauche et tu sélectionnes l'application dans la liste déroulante. Tu accèderas ainsi à la plateforme et à l'app que tu as sélectionnée.


  • De là, tu peux naviguer entre les différentes apps dans la colonne de gauche.  ;
  • Pour un accès rapide à la plateforme, nous recommandons le Placer un signet dans le navigateur Chrome.

C : Navigation und Benutzeroberfläche (en anglais)

La manière la plus simple de naviguer dans OpenBiz est de passer par la barre de menu à gauche, où tu as un accès direct aux apps qui sont activées pour toi, comme Dialogue, Contacts, CRM, Site web, etc. Dans une app, tu peux utiliser la fonction de recherche pour trouver des personnes, des organisations ou des processus ;


D : Favoriten

Pour que tu puisses naviguer facilement entre les différentes apps dans OpenBiz, crée une fois pour toutes des favoris :

  • Clique en haut à gauche sur l'icône avec les neuf carrés (à gauche de "Dialogue").
  • Clique sur l'étoile en haut à droite.
  • Clique sur l'étoile des applications que tu veux voir apparaître comme favorites dans la colonne de navigation. Pour démarrer, tu as besoin des apps suivantes (dans ton cas, seules les apps dont tu as actuellement besoin pour travailler sont activées) :
    • Dialogue
    • Calendrier
    • CRM
    • Contacts
    • Google Drive
    • Site web
  • La flèche en haut à gauche te permet de revenir aux applications. Tu peux maintenant naviguer facilement entre les apps dans la colonne de gauche   ;


OpenBiz - La plateforme tout-en-un pour une gestion efficace des associations

OpenBiz se compose de nombreuses apps reliées entre elles, qui simplifient considérablement le travail dans ton organisation. Selon l'organisation, ces apps sont mises en ligne de manière ciblée en fonction des besoins individuels et activées en fonction de l'état d'avancement de l'onboarding.

Une fonctionnalité et une technique qui suscitent l'enthousiasme!

OpenBiz convainc par sa technologie de pointe et son immense choix de fonctions. En tant que responsable d'association, tu as pour mission d'offrir à tes membres le meilleur service possible - OpenBiz met à ta disposition la plateforme adéquate pour y parvenir.

Les principales applications sont les suivantes :

  • Gestion des membres : facturation, portail des membres, répertoire des membres, gamification
  • Gestion de l'événement : site web de l'événement, marketing de l'événement, vente de billets, gamification, communauté, sponsoring, tableau des intervenants
  • Comptes & ; comptabilité : comptabilité suisse, factures automatisées des membres
  • Système de réservation : réunions, salles, équipement
  • Communication : communication complète depuis toutes les apps, enregistrement de l'historique
  • Gestion des dons : gestion simple, factures, e-paiement sur tous les sites web
  • Email marketing : communication efficace par e-mail de masse
  • E-Commerce & ; Boutique : boutique en ligne professionnelle, reliée de manière transparente aux événements, à l'apprentissage en ligne, aux inscriptions des membres, etc.
  • DMS - Gestion des documents : pour l'administration et les membres
  • Google Drive Synchronisation : pour le travail collaboratif

Avec OpenBiz, tu travailles de manière plus efficace, plus transparente et en réseau - exactement ce dont les directions d'associations modernes ont besoin aujourd'hui !

Avec le Application Dialogue tu peux envoyer des e-mails aux membres, aux groupes de travail ou à des groupes cibles spécifiques.  ;

  • Communication directe par le dialogue :
  • Envoi d'e-mails individuels ou de petites listes de distribution directement depuis OpenBiz.
  • Indications :
  • L'envoi se fait toujours via une adresse e-mail générique de l'organisation. Celle-ci ne peut pas être modifiée et est enregistrée dans le système.
  • Les réponses à ces e-mails sont récupérées dans l'application CRM  ;

⚒️ Instructions pour l'envoi de messages dans l'application Dialogue

L'application Calendrier d'OpenBiz permet de gérer et de coordonner des réunions, des événements et d'autres rendez-vous.

  • Utilisation recommandée :
  • Planification des rendez-vous pour les réunions du comité directeur, les réunions des comités ou les événements.
  • Inviter des membres directement via OpenBiz.

⚒️ Vers les instructions de l'application Calendrier

Mourir Application Contacts est la base de données centrale pour tous les membres, comités et contacts pertinents de l'organisation.

Actuellement, celui-ci sert à sélectionner des contacts et à leur envoyer des messages selon les critères suivants Instructions

Actualités OpenBiz à envoyer.

  • Indications :
  • Pour que les e-mails soient envoyés aux bons destinataires, il est nécessaire d'attribuer les contacts de manière correcte et actuelle.
  • Si les membres changent d'adresse e-mail ou quittent l'association, cela doit être mis à jour ici (à moins que les membres ne modifient eux-mêmes leurs données).

Pour savoir comment travailler avec l'application Contacts, cliquez ici:  ;

⚒️ Un guide pour trouver et regrouper les données des membres

Under Construction - en attendant, veuillez travailler avec Google Drive dans Google Workspace

Le site web dans OpenBiz est un point de contact central pour les informations et les documents et peut être facilement édité.

A. Édition du site web

  • Si tu es responsable de la maintenance du site web, tu peux mettre à jour le contenu directement via l'application de site web dans OpenBiz.
  • Modifications autorisées :
  • Actualités et informations sur l'organisation
  • Adaptation des numéros de texte dans les pages statiques (selon les autorisations)
  • Événements et annonces de rendez-vous
  • Traductions en FR et EN
  • Restrictions :
  • Les comités ou les membres ne peuvent pas télécharger ou partager des documents directement via le site web.

⚒️  ;Un guide sur la manière d'adapter le contenu textuel sur le site web et d'effectuer des traductions.

B. Mettre à disposition des documents pour les comités / membres

Classement via le système de gestion des données OpenBiz

  • Si un document doit être disponible en permanence pour tous les membres, il doit être téléchargé dans le système de gestion des données OpenBiz. Pour ce faire, veuillez contacter le secrétariat de votre organisation.
  • Les fichiers y apparaissent sous "Documents" dans le portail des membres et sont accessibles aux membres.
  • Important :
  • Google Drive sert uniquement pour les documents de travail internes.

Les documents destinés aux membres doivent être téléchargés via OpenBiz pour apparaître sur le portail.

OpenBiz comprend d'autres apps qui seront installées et mises en œuvre au cours du printemps 2025. Les instructions correspondantes et les éventuelles formations suivront ;

Commencez par le client - découvrez ce qu'il veut et proposez-le.

Google Workspace se compose de différentes applications. Celles-ci fonctionnent via une connexion unique. Cela signifie que tu peux te connecter une fois avec tes données de connexion dans le navigateur Chrome et que la connexion se fait ensuite automatiquement pour toutes les applications.

Les applications Google les plus importantes pour le travail d'organisation sont présentées ci-dessous.

Google Drive est le lieu de stockage central pour toutes les données qui ne sont pas directement générées dans OpenBiz. Ces documents peuvent être téléchargés directement depuis Fichier partagé ou par exemple dans un message rELIEF être envoyés. Afin d'éviter les copies et les doublons inutiles, les fichiers de Google Drive ne doivent pas être envoyés par e-mail en tant que pièces jointes.

La structure colorée des dossiers est fixée par le CND et ne doit pas être modifiée. Les noms des dossiers ne peuvent pas non plus être modifiés. Il s'agit d'une structure grossière qui a fait ses preuves jusqu'à présent.

Les nouveaux fichiers peuvent être facilement ajoutés en cliquant sur le bouton "+" en haut à gauche ou en suivant ce lien Instructions doit être créé. Si tu crées le nouveau fichier directement dans le dossier souhaité, il sera également enregistré à cet endroit. Ou bien tu déplace le fichier après la création, dans le dossier approprié.

Fais toujours d'abord une copie si tu utilises un modèle du dossier Shared Templates, afin de ne pas modifier le modèle.

Pour Google Docs, Tableaux et Présentations, tu trouveras des modèles dans le dossier ci-dessous :

10 Ressources partagées > ; Modèles partagés

Commence toujours par créer une Copie du modèle avant de l'éditer. La copie doit être placée dans le dossier correspondant au contenu.

Les applications de Google s'utilisent de la même manière que leurs équivalents de Microsoft Office. Elles permettent de communiquer et de collaborer de manière particulièrement efficace, où que l'on se trouve et sur n'importe quel appareil.

Les fonctions utiles sont

Tu as des droits de suppression illimités dans les dossiers que tu as partagés. Utilise donc cette fonction avec prudence. Les fichiers supprimés se trouvent dans la corbeille et peuvent être restaurés (dans un délai de 25 jours) par l'administrateur.


Attention : les éléments placés dans la corbeille sont automatiquement et définitivement supprimés après 30 jours. (garantie de suppression).

Tu as des questions ou tu as besoin d'aide ? Adresse-toi aux services suivants.

  1. OpenBiz

Trouves-tu la réponse dans l'un des guides ?


Trouves-tu la réponse en interrogeant ChatGPT sur l'application Odoo correspondante ?


Non ? ou urgent ? Alors contacte l'équipe du CNP - Centre pour la gestion des associations, info@verbandsfuehrung.com oder Tel. +41 (0)79 612 50 78


  1. Google

Google met en place un système complet Portail d'assistance est à disposition. Celui-ci comprend des instructions sur toutes les questions.


Si toutefois tu ne trouves pas d'aide pour ton problème, adresse-toi au CNP - Centre pour la gestion des associations, info@verbandsfuehrung.com oder Tel. +41 (0)79 612 50 78

Tu as oublié ton mot de passe ? Veuillez suivre la procédure décrite ci-dessous.

  1. OpenBiz

  • Sur la page web, clique sur "S'inscrire" en haut à droite
  • Clique sur Réinitialiser le mot de passe
  • Suis les autres instructions.

b. Google

Tu peux modifier ton mot de passe avec cette Instructions réinitialiser.

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